Home / Privacyverklaring
Privacyverklaring
Laatst bijgewerkt: 5 oktober 2026.
In het kort. Wij verwerken alleen de gegevens die nodig zijn om je te laten betalen, je toegang te geven tot de portal, je voortgang te bewaren en je startbevestiging vast te leggen. Je bedrijfsbestanden komen niet bij ons: die blijven op jouw computer en in jouw cloudopslag, en gaan naar Anthropic en Microsoft onder hun eigen voorwaarden. We meten bezoek zonder cookies, plaatsen alleen met je toestemming een advertentiecookie van LinkedIn, en verkopen geen gegevens.
1. Wie is verantwoordelijk
Kaptein Consultancy, de eenmanszaak van C. Kaptein, Bleekstraat 11, 7571 CK Oldenzaal, KvK 70548803, is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens in deze verklaring. Vragen over privacy stel je via c.kaptein@kapteinconsultancy.com.
2. Wat niet bij ons komt: je bedrijfsbestanden
Dit is het belangrijkste om te weten:
- De installatie gebeurt door Claude, op jouw computer, in jouw bedrijfsmap. Wij hebben geen toegang tot die computer, die map of je accounts.
- Jouw bestanden, en wat Claude daarmee doet, gaan niet naar ons. Ze gaan naar Anthropic (Claude) en Microsoft (SharePoint, OneDrive) of je andere cloudaanbieder, onder de voorwaarden, privacyverklaringen en instellingen die jij met die partijen hebt.
- Voor die bestanden zijn wij dus geen verwerker en geen verwerkingsverantwoordelijke. Controleer zelf de privacy-instellingen van je Claude-account; de portal legt uit welke instellingen wij aanraden.
- Vanaf pakket 2 leest Claude op jouw computer je mail via de Microsoft 365-koppeling en zet het concept-antwoorden in je eigen bedrijfsmap. Die mail en die concepten gaan niet naar ons; wij hebben daar geen toegang toe.
- Bij pakket 4 installeer je een portalsjabloon op je eigen accounts. Wat je daarin opslaat, verwerk je zelf; wij hebben daar geen toegang toe.
3. Welke gegevens we wel verwerken
| Gegevens | Waar ze vandaan komen | Waar ze staan |
|---|---|---|
| Naam, mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam | Door jou ingevuld bij het afrekenen | Stripe en onze portaldatabase |
| Factuuradres en btw-nummer | Door jou ingevuld bij het afrekenen | Alleen bij Stripe en in onze administratie (factuur); niet in de portaldatabase |
| Betaalgegevens (zoals kaart of iDEAL) | Door jou ingevuld bij Stripe | Alleen bij Stripe; wij zien geen volledige kaartnummers |
| Aankoop: gekocht pakket, bedrag, valuta, datum, betaalreferentie van Stripe | Stripe, na je betaling | Portaldatabase en administratie |
| Campagnecode: de code uit de link waarmee je op de website kwam (bijvoorbeeld van een LinkedIn-bericht), als die er was | De link die je aanklikte; gaat via de betaalpagina van Stripe mee | Stripe en portaldatabase, bij je aankoop |
| Anonieme websitetelling: gebeurtenis (klik op een pakket, bezoek aan de landingspagina of bedankpagina), pakket, pagina, tijdstip en campagnecode; geen IP-adres of browsergegevens | Ontstaat als je de website gebruikt | Portaldatabase |
| Bezoekstatistiek zonder cookies: bezochte pagina, herkomst, land, apparaattype | Ontstaat bij je bezoek aan de openbare website | Vercel Web Analytics |
| Alleen met je toestemming: gegevens van de LinkedIn Insight Tag (onder meer pagina, herkomst, IP-adres, browser en een cookie van LinkedIn) | Ontstaat bij je bezoek, na "ja" in de cookiemelding | |
| Inloggegevens: tijdstip van aanvraag, kanaal (mail of sms), aantal pogingen, en de code alleen in versleutelde (gehashte) vorm | Ontstaat als je inlogt | Portaldatabase |
| Sessie: een willekeurige sessiesleutel, in onze database alleen in gehashte vorm, met begin- en eindtijd | Ontstaat als je inlogt | Cookie in je browser en portaldatabase |
| Voortgang: welke stappen je hebt afgevinkt en wanneer; laatst actief | Ontstaat als je de portal gebruikt | Portaldatabase |
| Technische gegevens: IP-adres, browser, tijdstip en opgevraagde pagina | Ontstaat bij elk bezoek | Logboeken en beveiliging van onze hostingpartij |
| Hulpvragen: je mail en wat je meestuurt | Door jou gestuurd met "Hulp vragen" | Onze zakelijke mailbox |
| Startbevestiging: welk pakket, de tekst van het vakje dat je aanvinkte (zakelijke aankoop, akkoord met de voorwaarden, start van de levering), de versie van die tekst, het tijdstip, en of de bevestigingsmail is verstuurd | Ontstaat als je op het startscherm op "Start levering" klikt | Portaldatabase; de bevestiging ook in je en onze mail |
| Licentiecode en downloads: welke licentiecode bij je account en pakket hoort, en wanneer je het installatiebestand downloadde | Ontstaat als je het installatiebestand downloadt | Portaldatabase |
We vragen niet om bijzondere persoonsgegevens. Stuur ons bij een hulpvraag geen vertrouwelijke bedrijfsbestanden, wachtwoorden of inlogcodes.
4. Waarom we die gegevens gebruiken en op welke grondslag
| Doel | Gegevens | Grondslag (art. 6 lid 1 AVG) |
|---|---|---|
| Je betaling afhandelen en je toegang geven | Naam, mail, telefoon, bedrijf, aankoop | Uitvoering van de overeenkomst (b) |
| Inloggen met een code per mail of sms, één apparaat tegelijk | Mail, telefoon, inloggegevens, sessie | Uitvoering van de overeenkomst (b) |
| Je voortgang bewaren | Voortgang | Uitvoering van de overeenkomst (b) |
| Je hulpvragen beantwoorden en klachten afhandelen | Hulpvragen, contactgegevens | Uitvoering van de overeenkomst (b) |
| Facturen en administratie bewaren | Factuurgegevens, aankoop | Wettelijke verplichting (c), fiscale bewaarplicht |
| Je startbevestiging vastleggen en per mail bevestigen, en de levering starten | Startbevestiging, mail | Uitvoering van de overeenkomst (b) |
| Kunnen aantonen dat je zakelijk kocht en de voorwaarden aanvaardde, als daar later discussie over is | Startbevestiging | Gerechtvaardigd belang (f): bewijs van de afspraken met onze klant |
| De portal beveiligen, misbruik en te veel inlogpogingen tegengaan (rate limiting) | IP-adres, technische gegevens, inloggegevens | Gerechtvaardigd belang (f): een veilige portal en het beschermen van jouw account |
| Meten welke advertenties en berichten klanten opleveren, en de website verbeteren | Campagnecode, anonieme websitetelling, bezoekstatistiek | Gerechtvaardigd belang (f): weten waar ons advertentiegeld goed aan wordt besteed. |
| Ons werk beschermen tegen verspreiding zonder toestemming: herleiden van welk account een gedeelde kopie van een installatiebestand komt | Licentiecode, downloads, account | Gerechtvaardigd belang (f): bescherming van ons auteursrecht en het gebruiksrecht in de voorwaarden (artikel 10) |
| Via LinkedIn meten welke advertentie tot een bestelling leidde | Gegevens van de LinkedIn Insight Tag | Toestemming (a), die je altijd kunt intrekken via "Cookie-instellingen" |
| Belangrijke berichten over je aankoop, zoals een wijziging van de voorwaarden of het sluiten van de portal | Uitvoering van de overeenkomst (b) |
We sturen geen nieuwsbrief of reclame. Willen we dat later wel, dan vragen we eerst je toestemming.
We gebruiken je gegevens niet voor geautomatiseerde besluiten of profilering, en we gebruiken ze niet om AI-modellen te trainen.
5. Hoe lang we gegevens bewaren
We bewaren gegevens niet langer dan nodig:
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Account (naam, mail, telefoon, bedrijf, pakket) en voortgang | Zolang je toegang hebt tot de portal, plus 12 maanden. Daarna verwijderd. |
| Inlogcodes (gehasht) en inlogpogingen | 30 dagen. |
| Sessies | 12 uur geldig; verlopen sessies worden binnen 30 dagen verwijderd. |
| Facturen, betaalgegevens in de administratie | 7 jaar, wettelijke bewaarplicht (art. 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen). |
| Hulpvragen en klachten | 2 jaar na afhandeling. |
| Startbevestiging | Zolang je toegang hebt tot de portal, plus 2 jaar. |
| Licentiecode en downloads | Zolang je account bestaat, plus 5 jaar. Daarna verwijderd. |
| Technische logboeken bij de hostingpartij | Volgens de termijnen van de hostingpartij (Vercel). |
| Gegevens bij Stripe, Resend en Twilio | Volgens de termijnen van die partijen (zie hun privacyverklaringen). |
6. Met wie we gegevens delen
We verkopen geen gegevens. We delen ze alleen met partijen die we nodig hebben om de dienst te leveren:
| Partij | Wat ze doen | Rol | Vestiging | Doorgifte buiten de EER en waarborg |
|---|---|---|---|---|
| Stripe | Betalingen, betaalpagina, betaalbewijs en factuur | Verwerker voor de betaling; voor onder meer fraudepreventie en wettelijke verplichtingen zelf verwerkingsverantwoordelijke | Zie de privacyverklaring van Stripe | Stripe noemt het EU-VS Data Privacy Framework en standaardcontractbepalingen |
| Vercel (Vercel Inc.) | Hosting van de portal, logboeken, beveiliging, bezoekstatistiek zonder cookies (Web Analytics) | Verwerker | Verenigde Staten | Standaardcontractbepalingen in de verwerkersovereenkomst van Vercel. Die geldt volgens Vercel voor Pro- en Enterprise-abonnementen |
| Turso | Database van de portal (account, voortgang, inlog, sessies, aankopen) | Verwerker | Bedrijf in de Verenigde Staten; de database staat in de EU (Ierland) | Opslag in de EU. Waarborg voor eventuele toegang vanuit de VS: verwerkersovereenkomst van Turso |
| Resend (Plus Five Five, Inc.) | Versturen van mails, zoals je inlogcode en welkomstmail | Verwerker | Bedrijf in de Verenigde Staten; de mails worden verstuurd vanuit de EU (Ierland) | EU-VS Data Privacy Framework en standaardcontractbepalingen |
| Twilio (Twilio Inc.) | Versturen van sms met je inlogcode, alleen als de portal sms-inlog aanbiedt en je daarvoor kiest | Verwerker voor de inhoud; voor onder meer misbruikpreventie en verkeersgegevens zelf verwerkingsverantwoordelijke | Verenigde Staten | Bindende bedrijfsvoorschriften (BCR), standaardcontractbepalingen en, waar van toepassing, het Data Privacy Framework |
| LinkedIn (LinkedIn Ireland Unlimited Company) | Alleen met je toestemming: meten via welke advertentie je kwam (Insight Tag) | Volgens LinkedIn gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijke voor de tag | Ierland; LinkedIn kan gegevens doorgeven naar de VS | Volgens LinkedIn: standaardcontractbepalingen en het EU-VS Data Privacy Framework |
| Onze mail- en administratiedienstverleners | Mailbox voor hulpvragen, boekhouding | Verwerker | Binnen de EU, of daarbuiten met passende waarborgen | Verwerkersovereenkomst |
Met de verwerkers hebben we een verwerkersovereenkomst (art. 28 AVG), meestal als onderdeel van hun voorwaarden. We geven gegevens ook door als de wet ons daartoe verplicht.
Doorgifte buiten de EU. Een aantal leveranciers is gevestigd in de Verenigde Staten. Doorgifte gebeurt alleen met een waarborg uit hoofdstuk V van de AVG: een adequaatheidsbesluit (het EU-VS Data Privacy Framework, voor gecertificeerde bedrijven), standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of bindende bedrijfsvoorschriften. Je kunt ons om meer informatie over die waarborgen vragen.
7. Beveiliging
- Inloggen gaat met een eenmalige code van 10 minuten, zonder wachtwoord.
- Codes en sessiesleutels bewaren we alleen in gehashte vorm.
- Na 5 foute pogingen vervalt een code; het aantal codes per uur is beperkt.
- Je bent op één apparaat tegelijk ingelogd; een sessie duurt maximaal 12 uur.
- De verbinding is versleuteld (https) en het sessiecookie is niet leesbaar voor scripts.
- Het installatiebestand is alleen te downloaden als je bent ingelogd.
8. Cookies
Zonder toestemming gebruiken we alleen wat nodig is: een cookie dat je ingelogd houdt en het onthouden van je keuze in de cookiemelding. Bezoek meten we zonder cookies. Alleen met je toestemming plaatst LinkedIn een cookie. Zie de cookieverklaring op https://kapteinconsultancy.com/cookies.
9. Jouw rechten
Je hebt het recht om:
- je gegevens in te zien;
- onjuiste gegevens te laten verbeteren;
- je gegevens te laten verwijderen, voor zover wij ze niet wettelijk moeten bewaren;
- de verwerking te laten beperken;
- je gegevens in een gangbaar bestand te ontvangen (overdraagbaarheid);
- bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
Stuur je verzoek naar c.kaptein@kapteinconsultancy.com. We reageren binnen een maand. We kunnen je vragen om aan te tonen dat het verzoek van jou komt, bijvoorbeeld door in te loggen of te mailen vanaf het mailadres van je account.
10. Klacht indienen
Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten. Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens: autoriteitpersoonsgegevens.nl.
11. Wijzigingen
We kunnen deze verklaring aanpassen, bijvoorbeeld als we een andere leverancier kiezen. De datum bovenaan laat zien welke versie geldt. Belangrijke wijzigingen laten we je per mail weten.